Berkas Persyaratan (untuk semuanya):

1. Letter of Acceptance (LoA) maupun surat undangan dari universitas atau lembaga di luar negeri, yang mencantumkan nama pemohon, serta tanggal kegiatan;
2. Rundown acara atau kegiatan yang diikuti selama di luar negeri (contoh);
3. Curriculum Vitae/Daftar Riwayat Hidup sesuai format terlampir;
4. Rincian anggaran biaya yang telah disetujui (Contoh);
5. Salinan Kartu Tanda Penduduk (KTP);
6. Salinan SK Jabatan Fungsional (legalisir fakultas) bagi PNS, atau salinan SK Kontrak Kerja (legalisir fakultas) bagi Non-PNS;
7. Salinan Kartu Pegawai (legalisir fakultas) bagi PNS;
8. Surat Pernyataan  Biaya  Sendiri  apabila  terdapat  komponen  biaya  yang  ditanggung sendiri (bermeterai 10.000);
9. Surat Keterangan Pembiayaan dari universitas atau lembaga yang mengundang apabila kegiatan dibiayai oleh universitas atau lembaga tersebut;
10. Dokumen pendukung lain, sebagai contoh: MoU untuk keperluan penandatanganan kerjasama, paper untuk keperluan kunjungan seminar, atau brosur pameran untuk keperluan kunjungan pameran;
11. Surat Perjanjian Tugas Belajar bagi pemohon yang studi lanjut;
12. Pas foto resmi ukuran 4×6 berwarna (Soft File);
13. Uraian urgensi kegiatan (Contoh).

Ketentuan di Universitas Jember:

1. Pengajuan izin PDLN wajib disertai Surat Pengantar dari fakultas atau lembaga yang ditujukan kepada Wakil Rektor I Universitas Jember; Apabila yang akan melaksanakan perjalanan dinas luar negeri adalah pimpinan di unit kerja, maka pengantarnya ditujukan kepada Rektor Universitas Jember;
2. Berkas persyaratan dikumpulkan dalam bentuk softfile PDF, masing-masing dokumen tidak lebih dari 2MB dan harus terbaca dengan jelas;
3. Softfile berkas persyaratan dapat dikirim melalui email baak@unej.ac.id.

Paspor Dinas, Exit Permit, dan Surat Rekomendasi Visa diterbitkan oleh Direktorat Konsuler Kementerian Luar Negeri RI. Paspor Dinas, Exit Permit, dan Surat Rekomendasi Visa diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil yang hendak melakukan perjalanan dinas ke luar negeri dan sebelumnya sudah mendapatkan Surat Persetujuan Sekretariat Negara (SP Setneg).

Pengajuan Paspor Dinas, Exit Permit, dan Surat Rekomendasi Visa dilakukan oleh operator Universitas yang melalui Aplikasi AEPSILON. Proses pengajuan membutuhkan waktu kurang lebih 3-7 hari kerja.

Berkas Persyaratan Pengajuan Paspor Dinas, Exit Permit, dan Rekomendasi Visa Untuk Dosen dan Tenaga Kependidikan

1. Permohonan dari unit kerja terkait;
2. Surat Persetujuan Sekretariat Negara (SP Setneg);
3. Salinan Kartu Pegawai terlegalisir;
4. Salinan Paspor lama (jika ada) terlegalisir;
5. Salinan KTP terlegalisir;
6. Salinan Akte Kelahiran terlegalisir;
7. Salinan Kartu Keluarga terlegalisir;
8. Pas foto terbaru ukuran 3×4 dan 4×6 beserta (SOFTFILE) dengan ketentutan kualitas standar foto studio dengan latar belakang putih, pakaian:  untuk laki-laki memakai kemeja putih, jas hitam, dasi polos warna gelap, tidak ada aksesori tambahan di kepala, telinga terlihat, untuk perempuan bebas rapih, telinga harus terlihat. Bagi yang memakai jilbab telinga harus tertutup, tidak terlihat rambut, dahi terlihat, jilbab tidak berwarna putih/cerah, dan bayangan jilbab tidak jatuh di wajah. Foto tidak boleh terlihat gigi dan tidak menggunakan kacamata. Jika menggunakan kacamata pastikan tidak ada pantulan cahaya dan frame tidak menutupi lensa mata.

Ketentuan pengajuan Paspor Dinas, Exit Permit dan Surat Rekomendasi Visa di lingkungan Universitas Jember adalah sebagai berikut:

1. Pengajuan wajib disertai Surat Pengantar dari fakultas atau lembaga yang ditujukan kepada Wakil Rektor I Universitas Jember; Apabila yang akan melaksanakan perjalanan dinas luar negeri adalah pimpinan di unit kerja, maka pengantarnya ditujukan kepada Rektor Universitas Jember;
2. Berkas persyaratan dikumpulkan dalam bentuk softfile JPG, masing-masing dokumen tidak lebih dari 2MB dan harus terbaca dengan jelas;
3. Wajib menyerahkan laporan setelah kegiatan selesai sesuai dengan format terlampir;
4. Softfile berkas persyaratan dapat dikirim melalui email baak@unej.ac.id.