Pembuatan Perjanjian Kerjasama
Dalam rangka penguatan layanan kerjasama internasional, Pusat Layanan Internasional (Internasional Office) menerapkan 2 (dua) prosedure untuk pemrosesan perjanjian kerjasama internasional tergantung inisiasi kerjasama yang akan dilakukan. Dalam hal ini prosedur tersebut untuk memfasilitasi pelaksanaan Perjanjian kerjasama internasional yang merupakan inisiasi dari unit di internal Universitas Jember dengan calon mitranya di luar negeri (UNEJ sebagai inisiator), dan Perjanjian kerjasama internasional yang merupakan inisiasi dari calon mitra di luar negeri dengan unit di internal Universitas Jember (calon mitra luar negeri sebagai inisiator).
Rincian prosedur pembuatan perjanjian kerjasama disajikan pada tabulasi berikut:
- Inisitator Kerjasama Internasional (Fakultas/Program Studi /Dosen) membuat rumusan kerjasama dengan pihak institusi di luar negeri. Rumusan tersebut memuat poin-poin penting dalam perjanjian.
- Dokumen rumusan tersebut diserahkan kepada Pusat Layanan Internasional (International Office) untuk diproses menjadi naskah perjanjian kerjasama dan diserahkan kepada Rektor untuk disetujui dan ditanda tangani;
- Rektor Universitas akan mempelajari dan memutuskan persetujuan naskah perjanjian tersebut.
- Apabila tidak disetujui akan dikembalikan ke Pusat Layanan Internasional (International Office) dan dikomunikasikan dengan inisiator untuk dapat ditindaklanjuti
- Apabila disetujui oleh Rektor, maka naskah perjanjian/Memorandum of Understanding (MoU) diserahkan ke Pusat Layanan Internasional (International Office) untuk diarsipkan.
- MoU yang telah disetujui dan diarsipkan oleh Pusat Layanan Internasional (International Office), selanjutnya diserahkan kepada inisiator untuk membuat Memorandum of Agreement (MoA);
- Selain itu, Pusat Layanan Internasional (International Office) juga akan mengirimkan MoI beserta MoA yang telah dibuat oleh Inisiator kepada Institusi Mitra Luar negeri yang dituju untuk diarsipkan.
- Inisitator Kerjasama Internasional (instansi luar negeri) membuat rumusan kerjasama dalam bentuk rancangan perjanjian kerjasama (MoU).
- Dokumen rumusan tersebut diserahkan kepada Pusat Layanan Internasional (International Office) untuk diproses menjadi naskah perjanjian kerjasama dan diserahkan kepada Fakultas/Program studi/Dosen untuk dipelajari dan diputuskan;
- Fakultas/Program studi/Dosen mengarsipkan rumusan kerjasama yang ditolak atau meneruskan kerjasama yang diterima ke Pusat Layanan Internasional (International Office).
- Pusat Layanan Internasional (International Office) akan memproses rumusan MoU kepada Rektor (termasuk melakukan revisi, jika Rektor tidak menyetujui)
- Rektor mempelajari dan memutuskan MoU.
- Jika tidak disetujui, akan dikembalikan ke Pusat Layanan Internasional (International Office)
- Jika disetujui akan diarsipkan oleh Pusat Layanan Internasional (International Office)
- Pusat Layanan Internasional (International Office) menyerahkan MoU yang disetujui kepada Fakultas/Program studi/Dosen untuk menyusun Memorandum of Agreement (MoA);
- Pusat Layanan Internasional (International Office) juga akan mengirimkan MoU beserta MoA yang telah dibuat kepada Institusi Mitra Luar negeri yang dituju untuk diarsipkan.
- Inisitator Kerjasama Internasional (Fakultas/Program Studi /Dosen) menghubungi Pusat Layanan Internasional (International Office) dengan menginformasikan identitas calon/mitra kerjasama luar negeri berupa Nama institusi, nama PIC, alamat email korespondensi (termasuk email inisiator), serta maksud dan tujuan akhir dari komunikasi;
- Pusat Layanan Internasional (International Office) akan melakukan komunikasi dengan calon/mitra kerjasama luar negeri dengan mengikutsertakan inisiator selama komunikasi;
- Komunikasi akan dihentikan apabila maksud dan tujuan komunikasi dari inisiator telah tercapai.
