Pembuatan Perjanjian Kerjasama
Dalam rangka penguatan layanan kerjasama internasional, Pusat Layanan dan Kemitraan Internasional (Internasional Office) menerapkan 2 (dua) prosedur untuk pemrosesan perjanjian kerjasama internasional tergantung inisiasi kerjasama yang akan dilakukan. Dalam hal ini prosedur tersebut untuk memfasilitasi pelaksanaan Perjanjian kerjasama internasional yang merupakan inisiasi dari unit di internal Universitas Jember dengan calon mitranya di luar negeri (UNEJ sebagai inisiator), dan Perjanjian kerjasama internasional yang merupakan inisiasi dari calon mitra di luar negeri dengan unit di internal Universitas Jember (calon mitra luar negeri sebagai inisiator).
Rincian prosedur pembuatan perjanjian kerjasama disajikan pada tabulasi berikut:
- Kerja sama dapat diinisiasi oleh unit kerja, baik individu, kelompok riset, program studi, fakultas, maupun lembaga;
- Inisiator mengajukan permohonan usulan kerja sama disertai rancangan atau draft dokumen kerja sama internasional (dapat berupa Memorandum of Understanding [MOU] atau Memorandum of Agreement [MOA]) kepada Rektor melalui Wakil Rektor bidang Perencanaan, Kerja Sama, dan Hubungan Masyarakat (Wakil Rektor IV).
- Rektor melalui Wakil Rektor IV memberikan persetujuan bagi usulan berdasarkan Penilaian Kelayakan, yang ditindaklanjuti oleh Subbag Kerja Sama dan International Office.
- Bagi usulan yang dinilai TIDAK LAYAK/Tidak disetujui Rektor, maka dokumen usulan akan diarsipkan.
- Subbag Kerja Sama dan International Office akan menindaklanjuti dengan menyusun draft MOU/MOA, dan mengirimkan kepada mitra kerja sama yang diusulkan untuk dilakukan review bersama.
- Jika rumusan naskah MOU/MOA sudah disetujui kedua belah pihak, maka subbag Kerja Sama akan mempersiapkan proses penandatanganan MOU/MOA.
- Penandatanganan dapat dilakukan dengan seremoni, desk to desk, atau/atau secara online melalui zoom meeting.
- Wakil Rektor IV, menindaklanjuti pelaksanaan kerja sama dengan membentuk tim teknis beranggotakan International Office dan unit kerja penginisiasi kerja sama.
- International Office melakukan monitoring, evaluasi, dan survei kepuasan secara berkala terhadap pelaksanaan kerja sama internasional di lingkungan Universitas Jember.
- Rektor melalui Wakil Rektor bidang Perencanaan, Kerja Sama, dan Hubungan Masyarakat (Wakil Rektor IV) menerima surat permohonan kerja sama dari mitra internasional melalui unit kerja (dosen, maupun kelompok riset) yang dilampiri dengan rancangan atau draft dokumen kerja sama internasional (dapat berupa Memorandum of Understanding [MOU] atau Memorandum of Agreement [MOA]).
- Rektor melalui Wakil Rektor IV memberikan persetujuan bagi usulan berdasarkan Penilaian Kelayakan, yang ditindaklanjuti oleh Subbag Kerja Sama dan International Office.
- Bagi usulan yang dinilai TIDAK LAYAK/Tidak disetujui Rektor, maka dokumen usulan akan diarsipkan.
- Subbag Kerja Sama dan International Office akan menindaklanjuti dengan menyusun draft MOU/MOA, dan mengirimkan kepada mitra kerja sama yang diusulkan untuk dilakukan review bersama.
- Jika rumusan naskah MOU/MOA sudah disetujui kedua belah pihak, maka subbag Kerja Sama akan mempersiapkan proses penandatanganan MOU/MOA.
- Penandatanganan dapat dilakukan dengan seremoni, desk to desk, atau/atau secara online melalui zoom meeting.
- Wakil Rektor IV, menindaklanjuti pelaksanaan kerja sama dengan membentuk tim teknis beranggotakan International Office dan unit kerja penginisiasi kerja sama.
- International Office melakukan monitoring, evaluasi, dan survei kepuasan secara berkala terhadap pelaksanaan kerja sama internasional di lingkungan Universitas Jember.
- Inisitator Kerjasama Internasional (Fakultas/Program Studi /Dosen) menghubungi Pusat Layanan Internasional (International Office) dengan menginformasikan identitas calon/mitra kerjasama luar negeri berupa Nama institusi, nama PIC, alamat email korespondensi (termasuk email inisiator), serta maksud dan tujuan akhir dari komunikasi;
- Pusat Layanan Internasional (International Office) akan melakukan komunikasi dengan calon/mitra kerjasama luar negeri dengan mengikutsertakan inisiator selama komunikasi;
- Komunikasi akan dihentikan apabila maksud dan tujuan komunikasi dari inisiator telah tercapai.
